Word'ü UDF'ye çevirmek, .docx ya da .doc biçimindeki bir belgenin metnini ve biçimini UYAP Doküman Formatına (.udf) aktarmaktır. Bunun için tek tıklık bir düğme yok, çünkü iki biçim birbirinden çok farklı kurulmuştur. İkisi de içinde XML bulunan birer ZIP arşividir. Ama DOCX, Office Open XML standardındaki paragraf ve stil yapısını kullanır; UDF ise açık kaynak incelemelere göre belgenin bütün metnini tek bir blokta tutar, biçimi ayrı işaretlerle ve Java kökenli stil tanımlarıyla saklar. Dönüşüm bu yüzden bir tercümedir ve bazı öğeler yolda kaybolabilir. Biçimin iç yapısını UDF dosyası nedir rehberinde anlattık.
Word'ü UDF'ye çevirme: RTF yolu
Resmî yardım sayfasına göre UYAP Doküman Editörü .udf, .xml, .usf ve .rtf uzantılı evrakı açar. Word dosyası bu listede olmadığı için RTF bir köprü işi görür. Editör kurulu değilse önce kurulum rehberindeki adımları izleyin.
- Word'de belgeyi son hâline getirin. Gözden Geçir sekmesinde izlenen değişiklikleri kabul edin ya da reddedin, açıklamaları silin. Karara bağlanmamış bir değişiklik ya da unutulmuş bir açıklama dönüşümde metne karışabilir.
- Dosya → Farklı Kaydet'i seçin, kayıt türü olarak Zengin Metin Biçimi (*.rtf)'yi işaretleyip kaydedin. Mac için Word'de aynı seçenek Dosya Biçimi listesindedir. Word yoksa LibreOffice Writer da RTF kaydeder.
- UYAP Doküman Editörü'nde Aç simgesiyle .rtf dosyasını seçin. Dosya pencerede görünmüyorsa dosya türü seçeneğine bakın.
- Belgeyi aşağıdaki tabloya göre kontrol edin, bozulan yerleri editörde düzeltin.
- Kaydedin. Editör dosyayı kendiliğinden .udf biçiminde kaydeder.
- Belge UYAP'a gönderilecekse imzayı son adım olarak editörde atın.
Kısa metinlerde kopyala-yapıştır daha temiz olabilir
Bir iki sayfalık, tablosuz bir metinde RTF'yle uğraşmak yerine metni kopyalayıp editörde yeni bir belgeye yapıştırmak çoğu zaman daha az düzeltme gerektirir. Word'ün gizli biçimlerini taşımamak için metni önce Not Defteri'ne (Mac'te TextEdit'in düz metin kipine) yapıştırıp oradan kopyalayın; kalın, ortalı ve girintili kısımları editörde yeniden verin. Uzun ve tablolu belgelerde ise RTF yolu zaman kazandırır.
Dönüşümde neler bozulabilir?
Belgede hangi öğelerin bulunduğunu dönüştürmeden önce bilmek, sonrasında neye bakacağınızı gösterir. En sık sorun çıkaranlar:
| Öğe | Ne olabilir? | Önerimiz |
|---|---|---|
| Tablolar, özellikle birleştirilmiş hücreler | Sütun genişlikleri kayar, kenarlıklar kaybolur, birleştirilmiş hücreler dağılır | Tabloyu sade kurun; bozulursa editörde yeniden oluşturun |
| Görseller: logo, kaşe, imza görüntüsü | Görünmeyebilir ya da yeri değişebilir | Editörde yeniden ekleyin |
| Metin kutuları, şekiller, SmartArt | Metin kaybolur ya da sayfanın başka yerine düşer | Metni normal paragrafa taşıyın |
| Otomatik numaralandırma, çok düzeyli listeler | Numaralar sıfırlanır, değişir ya da düz metne döner | Paragraf numaralarını elle yazın |
| Dipnot ve sonnotlar | Metinden kopabilir | Notu metnin içine ya da sona alın |
| Üst bilgi, alt bilgi, sayfa numarası | Aktarılmayabilir | Editörün kendi üst bilgi, alt bilgi ve sayfa numarası özelliğini kullanın |
| Yazı tipi | Editörde bulunmayan yazı tipi başkasıyla değişir, satırlar kayar | Yaygın bir yazı tipi seçin |
| İzlenen değişiklikler, açıklamalar | Silindi sanılan metin ya da not belgeye karışabilir | Dönüştürmeden önce kabul edin ya da reddedin, açıklamaları silin |
Bu tablo kesin bir kayıp listesi değildir; sonuç Word sürümüne, editör sürümüne ve belgenin nasıl hazırlandığına göre değişir. Kullanıcıların en sık bildirdiği sorunlar tabloların dağılması ve görsellerin görünmemesi. Dönüşümden sonra belgeyi baştan sona bir kez okuyun; sayfa sayısının aşağı yukarı aynı kalması da iyi bir işarettir.
UDF Mobil (md9) ile Word'den UDF'ye
Bilgisayar başında değilseniz md9'un iPhone uygulaması UDF Mobil'de Araçlar › Word → UDF ile bir .docx dosyasını telefonda UDF'ye çevirebilirsiniz; dönüşüm cihazda yapılır, dosya bir sunucuya gönderilmez. Dönüştürücü metni, paragraf hizasını, kalın, italik ve altı çizili biçimi, yazı boyutunu, listeleri ve tabloları aktarır. Görseller ile üst ve alt bilgi aktarılmaz, yazı tipi Times New Roman olur. Word'de karara bağlanmamış eklemeler metne katılır, silinmiş metin atlanır; belge "tüm değişiklikler kabul edilmiş" hâliyle gelir. Uygulama bağımsızdır, UYAP'a bağlanmaz ve Android sürümü yoktur. Ayrıntılar UDF Mobil sayfasında.
Hangi araçla üretilirse üretilsin, UYAP'ın üçüncü taraf araçlarla oluşturulmuş UDF dosyalarını nasıl karşıladığına dair resmî bir açıklama bulamadık. Güvenli yol, dosyayı resmî editörde açıp kontrol etmek ve imzayı orada atmaktır.
UDF'yi Word'e çevirme
Ters yön daha kolaydır. Resmî editörde belgeyi açın, Dosya → Farklı Kaydet'i seçin ve doküman tipi listesinden .doc ya da .odt'yi işaretleyin. Listede .docx yok; .doc dosyasını Word'de açıp Farklı Kaydet → Word Belgesi (*.docx) ile dönüştürebilirsiniz. Çok sayıda dosya için Tümünü Farklı Kaydet aynı işi toplu yapar.
- Editör yoksa: belgeyi md9 UDF görüntüleyicide açıp Metni kopyala ile düz metni alın, Word'e yapıştırıp biçimi yeniden verin. Dosya tarayıcıdan dışarı çıkmaz.
- iPhone'da: UDF Mobil'in UDF → Word aracı .docx üretir. Metin ve temel biçim gelir; tablolar Word tablosu olarak değil, hücreleri dikey çizgiyle ayrılmış satırlar olarak aktarılır, görseller aktarılmaz.
- İmzalı UDF'de: Word kopyası imzayı taşımaz. Word'de düzeltme yapıp belgeyi yeniden UDF'ye çevirirseniz ortaya imzasız, yeni bir belge çıkar.
Belgeyi yalnızca okumak ya da paylaşmak istiyorsanız Word yerine PDF daha uygundur; yöntemler ve online dönüştürücülerin gizlilik riski UDF'yi PDF'e çevirme rehberinde.
PDF'i UDF'ye çevirmek mümkün mü?
Resmî editör PDF açmadığı için doğrudan bir yol yok. Metin içeren bir PDF'te metni seçip editöre yapıştırabilir ya da PDF'i Word'de açıp (Word, PDF'i düzenlenebilir belgeye çevirmeyi dener) yukarıdaki RTF yolunu izleyebilirsiniz. Taranmış bir PDF ise sayfa görüntüsünden ibarettir; metni seçilemez, önce metin tanıma (OCR) gerekir. Bazı açık kaynak araçlar PDF sayfalarını görüntü olarak UDF'nin içine gömer. Bu durumda dosya UDF olur, ama metni düzenlenemez.
Dilekçeyi Word'de hazırlayıp UDF'ye aktarırken
Burada yalnızca dosya biçimini anlatıyoruz; dilekçenin içeriği ve usulü sizin ya da avukatınızın işidir. Biçim tarafında şu alışkanlıklar dönüşümden sonraki düzeltme ihtiyacını azaltır:
- Taslağı Word'de yazsanız da son düzeltmeleri editörde yapın. Belgenin UYAP'taki görünümünü en iyi editör gösterir.
- Tek ve yaygın bir yazı tipi, A4 kâğıt, standart kenar boşlukları.
- Paragraf numaralarını (1., 2., 3.) elle yazın; otomatik numaralandırma dönüşümde en kolay bozulan öğelerden biridir.
- Metin kutusu, sütun ve yüzen görsel kullanmayın. Tabloda hücre birleştirmekten kaçının.
- Sayfa numarası ve alt bilgiyi Word'de değil, editörde ekleyin.
- Başka bir dosyadan şablon olarak kopyaladığınız belgede, izlenen değişiklik olarak kalmış eski adlar, tarihler ya da açıklamalar bulunabilir. Bunlar ekranda görünmese de dönüşümde metne geçebilir. Gözden Geçir sekmesinde hepsini temizlemeden dönüştürmeyin.
- İmzayı en son atın. UYAP Avukat Portal SSS'si evrakın editörde hazırlanıp kaydedildikten sonra Araçlar menüsünden imzalanmasını istiyor; resmî yardım sayfasına göre de imzalı bir evrakta yapılan değişiklikten sonra evrakın yeniden e-imzayla imzalanması gerekir. Adımlar ve sık hatalar UDF imzalama rehberinde.