UDF'yi PDF'e çevirme: güvenli yöntemler ve dikkat edilecekler

UDF'yi PDF'e çevirmek, UYAP Doküman Formatındaki (.udf) bir belgenin görüntüsünü her cihazda açılan bir PDF dosyasına aktarmaktır. Ortaya çıkan dosya okumak, yazdırmak ve paylaşmak için bir kopyadır: belgedeki e-imzayı taşımaz ve PDF'ten aynı UDF'yi geri elde edemezsiniz. Bu yüzden hangi yöntemi seçerseniz seçin, asıl UDF dosyasını silmeyin.

Hangi yöntem ne zaman uygun?

Bilgisayarınızda UYAP Doküman Editörü kuruluysa en aslına yakın sonucu editör verir. Kurulu değilse ya da telefondaysanız tarayıcıdaki görüntüleyici çoğu belge için yeterlidir.

UYAP Doküman Editörü ile UDF'yi PDF'e çevirme

Resmî editör belgeleri kendiliğinden .udf olarak kaydeder; başka bir biçim, Farklı Kaydet penceresindeki doküman tipi listesinden seçilir. Resmî yardım sayfası bu listede .pdf'in yanında .doc, .odt, .rtf, .tif ve .jpg'yi de sayıyor.

1. Editörün güncel sürümünü kullandığınızdan emin olun. Sürümler ve kurulum adımları UYAP Doküman Editörü kurulum rehberinde.
2. Belgeyi Dosya → Aç ile açın.
3. Dosya → Farklı Kaydet'i seçin ve doküman tipi listesinden .pdf'i işaretleyin.
4. Kayıt yerini ve dosya adını belirleyip kaydedin.
5. PDF'i açıp kontrol edin: sayfa sayısı, tablolar, son sayfadaki tarih ve imza bloğu, Türkçe harfler.

Çok sayıda dosya: Tümünü Farklı Kaydet

Bir klasör dolusu UDF'yi tek tek açmanız gerekmez. Dosya menüsündeki Tümünü Farklı Kaydet, seçtiğiniz UDF evrakını toplu olarak .pdf'e ya da .doc, .odt, .rtf'e çevirir. Çevirmeden önce dosyaları ayrı bir klasöre kopyalayın: çıktılar karışmaz, asıllar yerinde kalır.

Yazdır menüsüyle PDF yazıcısına göndermek

İkinci yol, belgeyi Dosya → Yazdır ile bir PDF yazıcısına göndermektir. Windows'ta yazıcı listesinden "Microsoft Print to PDF"i, macOS'ta yazdırma penceresinin altındaki PDF menüsünden "PDF olarak kaydet"i seçin. Resmî yardım sayfasına göre evrakta web id (evrakın aslının kontrol edilmesini sağlayan kod) varsa yazdırırken Metni Sayfaya Sığdır seçeneği etkin hâle gelir. Böyle bir evrakta çıktının kenarlarına ve kodun okunur kalıp kalmadığına bakın.

Program kurmadan: tarayıcıda PDF olarak kaydetme

Editör kurulu değilse md9 UDF görüntüleyici belgeyi tarayıcıda açar ve tarayıcının yazdırma penceresiyle PDF olarak kaydetmenizi sağlar. Dosya sunucuya yüklenmez; ZIP arşivinin açılması ve belgenin çizilmesi cihazınızda yapılır. Sayfa yüklendikten sonra internet bağlantısını kesip dosyayı öyle seçerek bunu kendiniz sınayabilirsiniz.

1. Görüntüleyiciyi açıp UDF dosyasını seçin ya da sürükleyin. WhatsApp Web'in belge.udf.zip diye kaydettiği dosya da adı düzeltilmeden açılır.
2. Yazdır / PDF olarak kaydet düğmesine basın.
3. Hedef olarak "PDF olarak kaydet"i seçin ve yazdırma ayarlarında Üstbilgi ve altbilgi seçeneğini kapatın. Açık kalırsa sayfanın adresi ve tarih kenar boşluğuna basılır.
4. Kenar boşluklarını Varsayılan bırakıp kaydedin.

Bu yolda sayfa numarası ve filigran çıkmaz, üst ve alt bilgi belgede bir kez görünür. Cihazda Times New Roman yoksa benzer bir yazı tipi kullanılır ve satır sonları birkaç kelime kayabilir. Resmî görünümün birebir aynısı gerekiyorsa editörü kullanın.

Telefonda UDF'yi PDF'e çevirme

Telefonda üç seçenek var; hangisinin uygun olduğu cihaza göre değişir.

• Tarayıcı: Android'de Chrome, iPhone'da Safari ile aynı görüntüleyici çalışır. Android'de yazıcı olarak "PDF olarak kaydet"i seçin. iPhone'da yazdırma ekranındaki paylaş simgesinden "Dosyalar'a Kaydet"e dokunun.
• Resmî uygulama: Adalet Bakanlığı'nın "Uyap Doküman Editör" uygulamaları, mağaza açıklamalarına göre görüntüleme, içerikte arama ve PDF çıkarma sunar; düzenleme ve imzalama yoktur. iOS sürümü 24.11.2020'den beri güncellenmedi.
• UDF Mobil (md9): md9'un iPhone uygulaması, belgeyi açtıktan sonra alttaki PDF düğmesiyle cihazda çevirir; dosya hiçbir sunucuya gönderilmez. Uygulama bağımsızdır, UYAP'a bağlanmaz. Ayrıntılar UDF Mobil sayfasında; Android sürümü yok.

Online UDF-PDF dönüştürücüler güvenli mi?

Bu, dosyanın nereye gittiğine bağlıdır. Sitelerin kendi beyanları üç gruba ayrılıyor: dönüşümün tamamen tarayıcıda yapıldığını söyleyenler, dosyanın "işlemden sonra silindiğini" yazanlar (yani dosya önce sunucuya yükleniyor) ve dosyaları 24 saat saklayıp sonra sildiğini belirtenler. Bu beyanların hiçbiri dışarıdan denetlenmiş değil.

Mahkeme evrakı sıradan bir belge değildir. İçinde sık sık sağlık, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili bilgiler bulunur ve KVKK m.6/1 bunları özel nitelikli kişisel veri sayar. Başkasına ait evrakı işleyen avukat, şirket ya da kurum veri sorumlusudur: KVKK m.12/1'e göre hukuka aykırı erişimi önlemek için gerekli teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır; veri onun adına başkasınca işleniyorsa bu tedbirlerden o kişiyle birlikte müştereken sorumludur (m.12/2). Sunucu yurt dışındaysa aktarım m.9'daki şartlara bağlıdır. Avukatlar için Avukatlık Kanunu m.36'daki sır saklama yükümlülüğü, soruşturma evresindeki evrak için CMK m.157/1'deki gizlilik de ayrıca gündeme gelir. Kendi dava evrakını yükleyen bir kişi ise KVKK m.28/1-a'daki istisna kapsamında kalabilir. Yani yükleme her durumda bir ihlal değildir, ama risk ve yükümlülük doğurabilir.

"Tarayıcıda işlenir" beyanını kısmen kendiniz sınayabilirsiniz:

1. Dönüştürücü sayfasını açın, sayfa tamamen yüklendikten sonra internet bağlantınızı kesin ve dönüştürmeyi deneyin. Bağlantı yokken çalışıyorsa dosya büyük olasılıkla cihazda işleniyordur.
2. Ya da tarayıcının Geliştirici Araçları'nı açın (F12), Ağ (Network) sekmesine geçin ve dosyayı seçin. Dosya boyutuna yakın büyüklükte giden bir istek (çoğunlukla POST) görüyorsanız dosya yükleniyor demektir.

Bizce özel nitelikli veri içeren evrak için beyanını doğrulayamadığınız bir siteyi kullanmamak gerekir. Resmî editör ya da cihaz üzerinde çalışan bir araç aynı işi görür.

PDF'i dosyaya ek ya da delil olarak kullanacaksanız

PDF kopyası UDF'deki e-imzayı taşımaz. Açık kaynak incelemelere göre imzalı bir UDF'de imza, ZIP arşivindeki sign.sgn dosyasında durur ve yalnızca belge içeriğini (content.xml) kapsar; PDF'e çevirmede bu ikili aktarılmaz. Editörün sağ üst köşesinde gördüğünüz imza kurdelesi de PDF'te yer almaz. E-imzalı asıl kayıt UDF dosyasının kendisidir. İmzanın nasıl atıldığını ve nasıl bozulduğunu UDF imzalama rehberinde anlattık.

Bir PDF'in dosyaya hangi usulle sunulacağı ve UDF aslının ayrıca istenip istenmeyeceği, avukatın ve mahkemenin değerlendireceği konulardır. Teknik tarafta şu adımlar sonradan çıkabilecek soruları azaltır:

• Asıl UDF'yi hiçbir programda açıp yeniden kaydetmeden, olduğu gibi saklayın.
• Asıl dosyanın SHA-256 özetini hesaplayıp not edin. Hash hesaplama aracı bunu dosyayı yüklemeden, tarayıcıda yapar. Özet, dosyanın sonradan aynı kalıp kalmadığını göstermenin en kolay yoludur.
• Çevirmede kullandığınız yöntemi, programı, sürümünü ve tarihi yazın.
• PDF'i asılla sayfa sayfa karşılaştırın; özellikle tablolar, son sayfa ve Türkçe harfler.
• PDF'in özelliklerindeki oluşturma tarihi (CreationDate) çevirme anıdır, belgenin yazıldığı tarih değildir. Belge tarihi tartışılırken bu iki tarih sık karıştırılır; ayrıntısı PDF ve Word metadata yazımızda.

UYAP'ın evrak doğrulama hizmeti, UYAP'tan çıktısı alınmış bir evrakın doğruluğunun teyit edilmesine yarar. Belgenin içeriği ya da tarihi tartışmalı hâle gelirse asıl UDF ve ilgili kayıtlar üzerinde teknik bir belge ve metadata incelemesi yapılabilir.

UDF'yi Word'e çevirmek isterseniz

Metni düzenlemeniz gerekiyorsa PDF yerine Word biçimi işinizi görür. Resmî editörde aynı Farklı Kaydet listesinden .doc ya da .odt seçilir. Listede .docx yoktur; .doc dosyasını Word'de açıp .docx olarak yeniden kaydedebilirsiniz. İki yöndeki dönüşümü ve en çok bozulan öğeleri Word'ü UDF'ye ve UDF'yi Word'e çevirme rehberinde anlattık.