PDF'i UDF'ye çevirmek, yani bir PDF dosyasını UDF yapmak, PDF belgesindeki metni UYAP Doküman Formatı'nda (.udf) düzenlenebilir bir belgeye aktarmaktır. Word'den UDF'ye geçişten daha zahmetlidir, çünkü iki biçim metni aynı mantıkla saklamaz. UDF, belgenin bütün metnini ve biçim bilgisini içindeki bir XML dosyasında tutar; yapısını UDF dosyası nedir yazımızda anlattık. PDF ise sabit düzenli bir biçimdir. Microsoft'un Word yardım sayfasına göre PDF, metnin, resimlerin ve çizgilerin sayfadaki konumunu saklar, aralarındaki ilişkiyi çoğu zaman saklamaz; bir tablo, yazıyla bağı olmayan bir çizgi kümesi olarak durabilir. Bu yüzden PDF'ten UDF'ye geçiş bir kopyalama değil, belgeyi yeniden kurmaktır.
PDF'ten UDF'ye ne taşınır, ne taşınmaz?
Taşınan şey metindir. Görüntü, imza ve doğrulama bilgisi ya hiç gelmez ya da yalnızca resim olarak gelir.
- Metin: PDF'te seçilebiliyorsa taşınır. Paragraf sonları, girintiler ve hizalama çoğu zaman elle yeniden verilir.
- Tablolar: basit olanlar Word üzerinden gelebilir. Birleştirilmiş hücreli tabloları editörde yeniden kurmak genellikle daha kısa sürer.
- Kaşe, ıslak imza, logo: yalnızca resim olarak.
- PDF'teki elektronik imza: taşınmaz. Ortaya çıkan UDF imzasız, yeni bir belgedir.
- Barkod ve doğrulama kodu: metin olarak kopyalanır, ama yeniden yazılmış belge artık o barkodla doğrulanan belge değildir.
Önce PDF'in türüne bakın: metin mi, tarama mı?
Hangi yolu seçeceğinizi bu belirler. PDF'i bir okuyucuda açın, bir kelimeyi fareyle seçmeyi ya da Ctrl+F (Mac'te Cmd+F) ile aramayı deneyin. Metin seçiliyor ve arama sonuç buluyorsa elinizde metin içeren bir PDF var. Sayfa tek parça resim gibi davranıyor, arama hiçbir şey bulmuyorsa PDF taranmıştır. Karışık dosyalar da sık görülür: dilekçe metindir, ekleri taramadır.
Metni kopyalayıp UYAP Doküman Editörü'ne aktarma
Birkaç sayfalık, tablosuz bir PDF için en az sürprizli yol budur. Editör kurulu değilse önce kurulum rehberine bakın.
- PDF'te metni seçip kopyalayın. Uzun belgede sayfa sayfa ilerlemek, sırası karışan bölümleri fark etmeyi kolaylaştırır.
- Editörde yeni bir belge açıp yapıştırın. Resmî yardım sayfası, çok sayfalık büyük kopyalamalarda Araçlar menüsündeki Hafıza Boşalt komutunu öneriyor.
- Aynı menüden Boşlukları Göster'i açın. PDF'ten gelen metinde çoğu zaman her satırın sonunda bir satır sonu bulunur; paragrafı bölen bu işaretleri silin.
- Satır sonunda tireyle bölünmüş kelimeleri, metnin arasına karışmış sayfa numaralarını, üst ve alt bilgileri temizleyin. İki sütunlu sayfalarda sütunların sırasını kontrol edin.
- Başlıkları, hizalamayı ve paragraf numaralarını editörde verip kaydedin. Editör dosyayı kendiliğinden .udf olarak kaydeder.
PDF'i Word'de açıp RTF üzerinden UDF'ye aktarma
Uzun, tablolu ya da başlıkları bol bir PDF'te Word ara adım olur. Microsoft 365 için Word ile Word 2016 ve sonraki sürümler, açtığınız PDF'in bir kopyasını oluşturup düzenlenebilir bir Word belgesine çevirir; özgün PDF değişmez. Microsoft'a göre dönüşüm çoğunlukla metinden oluşan iş, hukuk ve bilim belgelerinde en iyi sonucu verir. Aynı sayfa iyi dönüşmeyen öğeleri de sayıyor: hücre aralığı olan tablolar, çerçeveler, birden fazla sayfaya yayılan dipnotlar, son notlar ve PDF açıklamaları. PDF ağırlıklı olarak grafikten oluşuyorsa sayfanın tamamı resim olarak gelebilir ve metin düzenlenemez.
Word belgesini elde ettikten sonraki adım, Word'den UDF'ye geçişle aynıdır: belgeyi Zengin Metin Biçimi (.rtf) olarak kaydedip editörde açmak. Adımları ve bozulan öğelerin tablosunu Word'ü UDF'ye çevirme rehberinde anlattık. İki dönüşüm üst üste bindiği için kontrolü iki kez yapın: önce Word belgesini PDF'le, sonra editördeki sonucu Word belgesiyle karşılaştırın.
Taranmış PDF: önce metin tanıma (OCR)
Taranmış bir PDF'te metin yoktur, metnin fotoğrafı vardır. Önce bir metin tanıma (OCR, optical character recognition) yazılımının sayfadaki harfleri okuması gerekir. Microsoft'un "Belge tarama ve düzenleme" sayfasına göre taranmış PDF'i Word'de açtığınızda Word onu düzenlenebilir belgeye çevirir; satırlar ve sayfalar özgün belgeden farklı yerlerde bölünebilir.
OCR çıktısı kontrol edilmeden kullanılmaz. Hatalar en çok şu yerlerde çıkar ve en çok da orada zarar verir:
- Türkçe harfler: ı ile i, ş ile s, ğ ile g karışabilir.
- Sayılar. T.C. kimlik numarası, esas ve karar numarası, tutar, IBAN; tek bir rakam belgenin anlamını değiştirir.
- Tarihler.
- Kaşe, imza ve el yazısı bulunan satırlar. Bunlar çoğu zaman anlamsız harf dizilerine dönüşür.
- Silik, eğik ya da düşük çözünürlükle taranmış sayfalar.
Bizim yöntemimiz, OCR metnini taramanın çıktısıyla yan yana koyup sayıları ve özel adları tek tek işaretlemektir. Bir iki sayfalık, kötü taranmış bir belgede metni baştan yazmak düzeltmekten kısa sürebilir.
Sayfayı görüntü olarak UDF'ye koymak
Bazen amaç metni düzenlemek değil, belgeyi bir UDF'nin içinde göstermektir. Editörün Ekle menüsündeki Resim Ekle ile sayfanın görüntüsünü belgeye yerleştirebilirsiniz; bunun için PDF sayfasını önce PNG ya da JPEG olarak dışa aktarmanız gerekir. Bazı açık kaynak araçlar taranmış PDF'in sayfalarını bu şekilde UDF'ye kendiliğinden yerleştiriyor. Sonuç .udf uzantılıdır, ama yazı aranamaz, kopyalanamaz ve düzeltilemez; dosya da büyür. Tek amaç belgeyi göstermekse bizce PDF'in kendisini saklamak daha temiz bir yoldur.
Ne zaman PDF'i çevirmemek gerekir?
Çeviri yeni bir belge üretir. PDF'in değeri görünüşünden, imzasından ya da kaynağından geliyorsa çeviri bu değeri taşımaz. Şu belgeleri çevirmek yerine PDF olarak saklamanızı öneririz:
- İmzalı sözleşme, protokol ya da tutanak taramaları.
- Bir kurumun e-imzalı yazısı. İmza PDF dosyasına bağlıdır, metni başka biçime taşıyınca kaybolur.
- e-Devlet'ten alınmış barkodlu belgeler. Bunlar e-Devlet'in Belge Doğrulama hizmetinde barkod numarasıyla doğrulanır; yeniden yazılmış kopya bu bağı kurmaz.
- Banka dökümü, fatura, makbuz, fotoğraf, ekran görüntüsü gibi başkasının ürettiği kayıtlar.
Avukat Portal SSS'sine göre mahkemeye gönderilecek evrak UYAP editöründe hazırlanıp kaydedilir, sonra Araçlar menüsünden imzalanır. Ekler için bazı portal ekranları PDF ve görüntü dosyası kabul ediyor; ayrıntı aşağıdaki sorularda. Hangi belgenin hangi usulle sunulacağı avukatın ve mahkemenin değerlendirmesidir; biz yalnızca dosya biçimini anlatıyoruz.
Yolların karşılaştırması
| Yol | Uygun olduğu PDF | Sonuç | Zayıf yanı |
|---|---|---|---|
| Metni kopyalayıp editöre yapıştırmak | Metin içeren, kısa, tablosuz | Düzenlenebilir UDF | Satır sonları ve biçim elle düzeltilir |
| Word'de açıp RTF ile editöre aktarmak | Metin içeren, uzun ya da tablolu | Düzenlenebilir UDF, biçimin bir kısmı korunur | Tablolar ve dipnotlar kayabilir; iki dönüşüm üst üste biner |
| OCR, ardından Word ya da kopyala-yapıştır | Taranmış | Düzenlenebilir UDF | Tanıma hataları; sayılar ve adlar tek tek kontrol edilir |
| Sayfayı resim olarak eklemek | Düzenlenmeyecek, görünüşü önemli belge | UDF, ama yazı aranamaz | Dosya büyür, metin düzeltilemez |
| Çevirmeden PDF olarak saklamak ya da sunmak | İmzalı, barkodlu ya da üçüncü kişiye ait belge | Belge olduğu gibi kalır | Gönderim ekranının PDF kabul edip etmediğine bakılır |
| Online PDF-UDF dönüştürücü | Siteye göre | Siteye göre | Dosyanın bir sunucuya gidip gitmediği çoğu zaman belirsiz |
Online "PDF'i UDF'ye çevir" siteleri
Arama sonuçlarında PDF'i UDF'ye çevirdiğini söyleyen siteler var; dosyayı nerede işlediklerine dair beyanlarını dışarıdan denetleyen biri yok. Mahkeme evrakında sağlık bilgisi, ceza mahkûmiyeti ya da güvenlik tedbiri gibi, KVKK m.6/1'in özel nitelikli kişisel veri saydığı bilgiler sık geçer. Başkasının evrakını işleyen avukat ya da şirket, KVKK m.12/1'e göre verilere hukuka aykırı erişimi önlemek için gerekli teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır. Bir sitenin beyanını tarayıcının Ağ sekmesiyle nasıl sınayacağınızı UDF'yi PDF'e çevirme rehberinde anlattık.
UDF Mobil (md9) bu işin neresinde?
md9'un iPhone uygulaması UDF Mobil'de PDF'i doğrudan UDF'ye çeviren bir araç yok. İşin iki parçasını telefonda yapıyor: bir Word (.docx) belgesini cihazda UDF'ye çevirmek ve taranmış belgelerde cihaz üzerinde metin tanıma (OCR, Premium'da). Belgeler cihazda işlenir, hiçbir sunucuya yüklenmez. Uygulama yalnızca iPhone'da çalışır. md9'un ve UDF Mobil'in UYAP ya da Adalet Bakanlığı ile bir bağlantısı yoktur; uygulama UYAP'a bağlanmaz. Ayrıntılar UDF Mobil sayfasında.